В соответствии со статьей 39 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 года № 4462-1 — Приказом Минюста России от 30.08.2017 года № 156 утвержден Регламент совершения нотариусами нотариальных действий, устанавливающий объем информации, необходимой нотариусу для совершения нотариальных действий, и способ ее фиксирования (вступает в силу с 01.01.2018 года).

Информация для совершения нотариальных действий

Источниками информации, необходимой для совершения нотариальных действий, являются:

документы органов государственной власти Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, в том числе судебные акты, органов местного самоуправления, компетентных органов и должностных лиц иностранных государств, нотариусов, в том числе в электронной форме;
государственные реестры, федеральные информационные ресурсы, государственные регистры, в том числе находящиеся в открытом доступе;
единая информационная система нотариата (ЕИС);
заявления лиц, обратившихся за совершением нотариальных действий, и иных лиц, участвующих в совершении нотариального действия;
документы и сведения, исходящие от физических и юридических лиц, в том числе информационные ресурсы.

Если представленный нотариусу документ составлен на языке, которым нотариус не владеет, нотариусу должен быть представлен перевод документа на русский язык, выполненный переводчиком, подлинность подписи которого засвидетельствована нотариусом, или перевод указанного документа, выполненный нотариусом, знающим иностранный язык, с которого осуществляется перевод.

Нотариус не вправе требовать от заявителя представления информации, которую он может получить самостоятельно в электронной форме, в том числе из государственных реестров.

Фиксирование информации, необходимой для совершения нотариального действия, осуществляется следующими способами:

внесение информации в реестр регистрации нотариальных действий и (или) реестр нотариальных действий ЕИС;
внесение информации в текст нотариально оформленного документа, в том числе в удостоверительную надпись, свидетельство, если указание такой информации в удостоверительной надписи, свидетельстве предусмотрено формой удостоверительной надписи, свидетельства соответственно;
помещение в дела нотариуса документа или его копии;
помещение в дела нотариуса образа электронного документа на бумажном носителе;
составление протокола фиксирования информации.

Нотариус самостоятельно определяет способ фиксирования информации, если иное не установлено законодательством Российской Федерации и Регламентом. При совершении нотариального действия может быть использовано несколько способов фиксирования информации.

Информация, полученная из государственных реестров, федеральных информационных ресурсов, государственных регистров, находящаяся в открытом доступе, фиксируется нотариусом в тексте нотариального документа (документа удостоверенного, засвидетельствованного, совершенного, выданного нотариусом) или в виде отображения на бумажном носителе полученной информации, либо в протоколе фиксирования информации с указанием источника информации, даты и времени ее получения.

Информация, полученная нотариусом со слов заявителя или иных лиц, участвовавших в совершении нотариального действия, фиксируется нотариусом в тексте нотариального документа, или протоколе фиксирования информации, или в заявлении.

При помещении в дела нотариуса копии документа на ней делается отметка о соответствии ее оригиналу. При этом нотариальное свидетельствование такой копии не требуется.

Если в делах нотариуса остается документ, составленный не на языке нотариального делопроизводства, к нему прилагается перевод на язык нотариального делопроизводства.

В протоколе фиксирования информации указываются: фамилия, имя и отчество (при наличии) нотариуса, дата (число, месяц, год) составления протокола прописью, место совершения нотариального действия и сведения, позволяющие установить нотариальное действие, для совершения которого фиксируется информация, например: наименование нотариального действия, сведения о заявителях или наследодателе, описание информации, которая подлежала фиксированию при совершении нотариального действия.

Протокол фиксирования информации составляется в одном экземпляре, подписывается нотариусом, а в случае фиксирования информации, полученной из объяснений заявителя, открытой информации, необходимой для удостоверения сделок, протокол подписывается также заявителем (рукоприкладчиком, переводчиком) и приобщается к экземпляру нотариального документа, хранящемуся в делах нотариуса.

Информацию о личности заявителя (фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения, место рождения) и иных лицах, участвующих в совершении нотариального действия (фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения, место рождения), нотариус получает из документов, удостоверяющих личность. Для установления личности могут использоваться документы, исключающие любые сомнения относительно личности, в том числе:

паспорт гражданина Российской Федерации;
временное удостоверение личности гражданина Российской Федерации (в период оформления паспорта гражданина Российской Федерации);
удостоверение личности или военный билет военнослужащего;
паспорт гражданина Российской Федерации, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации за пределами Российской Федерации;
дипломатический или служебный паспорт;
удостоверение личности моряка;
паспорт гражданина СССР образца 1974 г. с указанием гражданства Российской Федерации или с вкладышем, свидетельствующим о наличии гражданства Российской Федерации, выданным по достижении гражданином 45-летнего возраста;
удостоверение беженца;
свидетельство о рассмотрении ходатайства о признании беженцем на территории Российской Федерации по существу;
свидетельство о предоставлении временного убежища на территории Российской Федерации;
документ, удостоверяющий личность на период рассмотрения заявления о признании гражданином Российской Федерации или о приеме в гражданство Российской Федерации;
паспорт иностранного гражданина или иной документ, установленный федеральным законом или признаваемый в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность иностранного гражданина;
копия заключения территориального органа федерального органа исполнительной власти, осуществляющего функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере миграции об установлении личности иностранного гражданина, заверенная в порядке, установленном законодательством Российской Федерации (для иностранного гражданина, незаконно находящегося на территории Российской Федерации и не имеющего действительного документа, удостоверяющего личность);
документ, выданный иностранным государством и признаваемый в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность лица без гражданства, разрешение на временное проживание, вид на жительство или иные документы, предусмотренные законодательством Российской Федерации или признаваемые в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документов, удостоверяющих личность лица без гражданства;
иной документ, предусмотренный законодательством Российской Федерации или признаваемый в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность.